Lorsqu'il s'agit d'organiser un événement d'entreprise ou privé, la clé du succès consiste à tout planifier à l'avance, jusque dans les moindres détails. Qu'il s'agisse de trouver le lieu idéal, de calculer le nombre d'invités ou de réserver les traiteurs, les divertissements, etc… il est essentiel de définir à l'avance la stratégie de votre événement pour vous assurer que tout se déroule sans accroc le jour J.
Pour vous aider à commencer à planifier votre événement bien à l'avance, nous avons établi la liste de contrôle ultime pour la planification d'un événement d'entreprise. Que vous planifiez un événement en personne, hybride ou virtuel, notre liste de contrôle vous aidera, vous et votre équipe, à vous préparer à toute éventualité afin de garantir que votre événement dépasse les attentes des invités du début à la fin.
PRE-EVENT
1. Définissez la stratégie de votre événement
Avant même de commencer à réfléchir à votre budget et au lieu de l'événement, vous devez penser à votre stratégie événementielle. Vous devez notamment définir le type d'événement et votre public cible. Qu'il s'agisse d'un lancement de produit, d'une fête de Noël d'entreprise ou d'un exercice de team building, vous devrez vous concentrer sur la meilleure façon d'avoir un impact sur vos invités, ce qui vous aidera ensuite à déterminer tous les autres aspects de votre événement.
2. Constituez une équipe
Une fois que vous aurez établi la stratégie de votre événement, vous voudrez commencer à attribuer des rôles à votre équipe pour vous assurer qu'elle sait exactement qui est censé être en charge du marketing, du budget et de la restauration de l'événement. Vous pouvez également commencer à penser à tout le personnel externe que vous devrez faire venir pour le jour de l'événement, y compris les ouvriers temporaires pour monter/démonter tout équipement loué, les traiteurs, le personnel d'attente, les DJ et plus encore.
3. Calendrier:
Le moyen le plus simple de tenir toute votre équipe au courant pendant les sessions de planification pré-événement est d'établir un calendrier détaillé pour votre projet. Commencez par un calendrier général pour vous faire une idée d'ensemble, puis ajoutez les dates clés des décisions et des livraisons pour vous assurer que tout le monde sait exactement ce qui se passera pendant la période précédant le grand jour.
4. Déterminez votre budget
En établissant un budget pour votre événement à l'avance, vous éviterez des surprises coûteuses plus tard. Lors de l'élaboration de votre budget, vous devrez penser à tous les coûts associés à la mise en place de l'événement, notamment
- La location du lieu
- Marketing
- Décoration
- Matériel de sonorisation et de divertissement
- Traiteur
- Personnel
- Transport des invités
- Photographie et vidéographie
- Matériel HSE (gels pour les mains, lingettes antibactériennes, etc.)
Commencez à demander des devis à vos prestataires de services dès que possible, puis vous pourrez actualiser et affiner votre budget une fois que vous aurez accepté les offres, afin de transformer votre budget prévisionnel en un budget réel où vous pourrez suivre vos dépenses et votre revenu net.
5. Thème:
Après avoir établi votre budget, vous voudrez également choisir un thème cohérent pour votre grand jour afin de couvrir la décoration de l'événement, la nourriture, la musique, etc. Selon le type d'événement que vous organisez, il vous sera peut-être plus facile de centrer le thème sur votre lieu de réception ou sur votre marque, et vous pourrez donc modifier cette décision en cours de route.
6. Le lieu, le lieu, le lieu
En tant qu'organisateur d'événements, vous savez que le lieu est essentiel à la réussite d'un événement d'entreprise. Si vos invités viennent de l'étranger, vous aurez besoin d'un lieu facile d'accès à un aéroport ou à un moyen de transport, mais aussi d'une gamme complète d'activités pour occuper les participants pendant leur séjour.
Avec pour toile de fond des paysages à couper le souffle et un climat doux et ensoleillé, la Côte d'Azur et la région Provence sont idéalement situées pour accueillir des événements d'entreprise. Avec un accès direct depuis les aéroports de Nice ou Toulon, et un large éventail de lieux disponibles à la location tout au long de l'année, le Sud de la France est l'endroit idéal pour accueillir un événement d'entreprise inoubliable.
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7. Recherche d'un lieu
Native Spaces vous accompagne dans l’organisation de vos événements grâce à sa connaissance du marché de l’événementiel tant pour les lieux hors du commun que pour les prestataires de service de qualité.
L'une des décisions les plus importantes que vous prendrez lors de l'organisation de votre événement d'entreprise, la recherche d'un lieu de réception sera déterminée par plusieurs facteurs, notamment :
- Le nombre d'invités
- Espace intérieur/extérieur requis
- Le style du lieu - espace privé ou commercial
- La disposition du lieu
- Hébergement sur place et commodités
- Accès pour les personnes handicapées
- Parking
- Options de transport public
En organisant votre événement dans une propriété privée sur Native Spaces plutôt que dans un lieu commercial $, vous pourrez louer un espace unique qui donnera le ton à votre marque. Offrant un large éventail de commodités allant des rooftops aux piscines à débordement, aux foyers, aux home cinémas et plus encore, la location d'une villa privée ou d'un appartement pour la soirée donnera à votre événement un cadre plus intime tout en impressionnant vos invités avec plus d'espace pour être créatif.
De plus, Native Spaces propose de nombreux espaces privés à louer pour des événements et offre également un hébergement sur place, ce qui permet aux invités venant de l'étranger de ne pas avoir à réserver un hôtel pendant leur séjour.
8. Choisissez une date
La sélection de la date finale de votre événement peut être influencée par votre choix de lieu, mais vous devrez également prendre en compte les autres événements du secteur qui peuvent avoir lieu au même moment, ainsi que les jours fériés importants qui se produisent au même moment.
9. Mise en scène de votre événement
Maintenant que vous avez choisi et confirmé votre lieu de réunion, vous voudrez probablement commencer à réfléchir à la manière dont vous voulez organiser votre événement. Qu'il s'agisse de planifier l'emplacement des orateurs, d'aménager des salles de réunion ou de transformer la terrasse en un salon extérieur ou un bar à cocktails, il est important de réfléchir au déroulement de l'événement afin de créer une atmosphère qui reflète au mieux l'identité de votre entreprise.
10. Donnez une image de marque à votre événement
Une fois que vous avez confirmé les facteurs clés du lieu et de la date de votre événement, il est temps d'en assurer la cohérence en créant une marque. En créant un look distinctif pour votre événement, vous pouvez établir votre marque et le message de votre entreprise lorsque vous commencez à envoyer des invitations et du matériel promotionnel à vos invités. Vous pourrez aussi utiliser votre marque à des fins de marketing et de médias sociaux. En créant un engagement avec vos participants pendant les étapes de planification, vous leur donnez également une excellente première impression de votre événement avant même qu'ils n'arrivent sur les lieux.
11. Enregistrement de vos invités
Pour que les choses restent simples lors de la planification de l'événement, nous vous recommandons de mettre en place un site d'inscription pour la gestion des invités. En utilisant un site d'inscription, vous pouvez facilement garder une trace de vos participants tout en recueillant leurs coordonnées et toute exigence particulière qu'ils pourraient avoir pendant l'événement. Un site d'inscription peut également vous aider à envoyer des informations utiles telles que l'adresse du lieu et les horaires de l'événement et vous permettra également de mettre à jour vos invités rapidement et facilement en cas de changement de dernière minute du programme.
12. Logistiques
Du choix d'un traiteur à l'engagement d'un DJ ou d'un groupe de musique, une fois la date de l'événement fixée, vous devrez confirmer tous les détails logistiques avec vos prestataires de services externes et le lieu lui-même. Les éléments à prendre en compte sont les suivants
- Les options de menu, en tenant compte des éventuels régimes alimentaires particuliers
- Installation et vérifications techniques et audiovisuelles
- Le parking du site
- Contrats de licence
- Les exigences en matière de sécurité
- Conditions d'accessibilité
- Délais de livraison
Voilà, il est temps d'élever votre événement d'entreprise au niveau supérieur avec un peu d'aide de notre liste de contrôle ultime pour la planification d'événements d'entreprise. Pour plus d'informations ou pour toute question concernant la recherche du lieu idéal pour votre prochain événement, contactez simplement l'équipe de Native Spaces ici.