Uncategorized

Comment bien réussir vos événements virtuels - Nos meilleurs conseils pour passer en mode numérique

enter image description here Le coronavirus frappe l’ensemble de la planète et a ainsi accéléré la transformation numérique. L’organisation d'événements et les prestations de services en ligne deviennent donc la nouvelle norme. Qu’ils s’agissent de présentations, de réunions, d’événements de networking ou d’happy hour, de plus en plus d’entreprises choisissent d’organiser leurs événements en ligne. Cela leur permet d’interagir avec leurs employés et clients, pendant cette période de distanciation sociale, via des plateformes numériques.

Bien que l’organisation d'événements en ligne représente un nouveau défi, passer en mode numérique peut aussi avoir ses avantages. En effet, s’orienter vers le numérique permet de minimiser votre impact sur l’environnement et de réduire votre empreinte carbone. Cela permet aussi de définir une nouvelle cible pour vos événements en accédant à de nouveaux utilisateurs et en créant une communauté plus internationale.

Alors que nous apprenons à nous adapter à cette nouvelle situation, nous sommes confrontés à la difficulté d'organiser un événement virtuel. Nous avons donc listé ci-dessous quelques astuces afin de faciliter votre transition vers le mode numérique :

Planifier à l’avance

Créez le buzz avant votre événement en communiquant avec vos invités. Vous pouvez utiliser une application d’agenda pour leur faire savoir où et quand se connecter. Vous pouvez aussi personnaliser une page d’accueil avec des applications telles que Splash, Socio ou Bizzabo, puis chargez votre programme, vos images et votre liste d'invités par exemple. Une fois que vous êtes prêt, l’application vous aidera à envoyer à vos invités toutes les informations essentielles concernant l'événement. Vous pourrez aussi les alerter en cas de changement de programme ou de retard. L’application pourra même vous envoyer des mises à jour en direct, lorsque les invités se connectent. Vous aurez donc toutes les informations nécessaires à portée de main.

Prêter attention aux détails

Si vous souhaitez organiser un événement à succès, vous devrez faire preuve d’une grande attention au détail, qu’il s’agisse d’un événement en ligne ou hors ligne. Rendez votre présentation en ligne encore plus unique avec l’aide d’applications telles que Glisser ou Slido. Organisez des événements plus interactifs en ajoutant certaines fonctionnalités comme le Live Polling (sondage en direct) ou le Slide Sharing (partage de slides). Attirez l’attention de votre auditoire avec un quiz interactif ou activez l’option de prise de note numérique pour que vos invités partagent votre présentation sur les médias sociaux. Simple et efficace, avec un peu d’organisation, vous pourrez booster la participation de votre public et créer de l’engagement autour de votre produit depuis le confort de votre maison.

Créer des liens

Grâce aux événements d’entreprise, les employés peuvent créer des liens et passer au numérique. Cela leur donne une opportunité unique d'interagir avec des gens du monde entier et en temps réel. Certains services de rencontre en ligne tels que Brella ou Swapcard permettent de facilement rassembler vos invités et d'organiser une réunion en fonction de leur agenda. Vous pourrez également utiliser un bot de rencontre comme Donut pour leur permettre de se connecter et organiser des réunions dans des salles privées en utilisant Slack et sa fonction d’organisation de calendrier en ligne.

Retrouvez-vous en tête à tête

Un événement virtuel n’est pas forcément un obstacle au networking. Avec l’aide d’applications telles que Zoom ("Breakout Rooms") ou Whereby, vous pourrez organiser des réunions individuelles pour que vos invités puissent créer des connexions personnelles, en tête à tête et loin de l'événement principal. Faire du networking en ligne, en plus d'être sécurisé et privé, est un excellent moyen de s’assurer que vos invités sont toujours dans la salle virtuelle où l'événement se déroule.

En faire plus

Comme pour tout événement, ce sont les détails qui font la différence lorsque vous planifiez une réunion ou soirée en ligne. Afin de rendre votre événement inoubliable, vous pouvez faire appel à un DJ ou musicien qui pourrait jouer en direct ou bien utiliser un photomaton virtuel comme Snapbar pour créer de super souvenirs pendant votre session en ligne. Le confinement est aussi l’occasion pour vous de proposer à votre réseau des moyens amusants et créatifs de se retrouver en ligne. Gardez la forme avec une leçon de yoga ou pilate en ligne, rejoignez une soirée dansante virtuelle de Daybreaker ou faites une partie d'escape game en ligne. Avec autant de choix, tout ce dont vous aurez besoin pour organiser un événement à succès est un peu d’imagination.

enter image description here

Booster le moral

Si vous voulez booster le moral des troupes, pourquoi ne pas utiliser Uber Eats pour faire livrer des muffins et du café avant votre prochaine réunion en ligne? Vous pourriez aussi proposer un jeu Ice-breaker, un challenge trivia pour briser la glace ou bien une compétition de karaoké en play back. Pendant cette période sans précédent, la technologie joue un rôle essentiel pour que nous puissions rester en contact. Le contact humain est donc plus important que jamais et avec un peu d’imagination vous pourrez rendre vos événements uniques tout en créant de vrais liens avec votre réseau.

Comment pouvons nous vous aider à organiser votre événement?

Nos espaces sont temporairement fermés et nous allons devoir patienter encore un peu avant de rouvrir. Toutefois, nous pouvons toujours vous aider à organiser vos événements en direct. Notre équipe à Native Spaces est bien décidée à vous aider à conserver le lien social. Notre mission a toujours été celle de rendre vos événements inoubliables. Nous continuerons à chercher des solutions pour vous permettre d’organiser votre prochain événement à succès, même si cela signifie passer en mode numérique pour l’instant.

Au cours de ces dernières semaines, nous avons créé une liste de partenaires techniques et recherché de nouvelles options intéressantes afin de vous offrir de superbes événements virtuels et hybrides. Nous sommes là, afin de vous aider à ajuster vos événements au format numérique et de vous assister dans votre projet, de la conception à la livraison. Nous pouvons aussi vous aider à choisir une plateforme, sélectionner la meilleure application, nous occuper des réservations avec les prestataires de services et bien plus.

Comme toujours, votre sécurité, à la fois en ligne et hors ligne, est notre priorité absolue. Nous utilisons donc un service de nettoyage et de désinfection (avant, pendant et après l'événement) pour maintenir notre espace dans un état irréprochable. De plus, tous nos espaces sont équipés d’une connexion à haut débit. Nous sommes donc prêts à vous faire vivre une expérience inoubliable lors de votre prochain événement.

Notre nous sommes efforcés de nous adapter à une situation en constante évolution et nous avons donc développé de nouvelles règles, plus flexibles, pour que vous puissiez être rassuré lorsque vous planifierez votre prochain événement. Pour en savoir plus sur nos politiques d’annulation ou pour explorer notre gamme d’espaces événementiels uniques sur la Côte d'Azur et au delà, cliquez ici. Pour discuter de votre prochain événement virtuel ou hybride, contactez nous ici ou bien par email à l’adresse email suivante: team@native-spaces.com.