Politique d'annulation Native Spaces

Dernière mise à jour le : 24 janvier 2023

Cette politique d'annulation est intégrée aux conditions d'utilisation et de service de Native Spaces applicables à l'utilisation des services et du site. Nous vous recommandons de la lire  avec attention. En effet, vous ne pourrez pas utiliser les services si vous n'acceptez pas cette politique d'annulation.

Native Spaces a été créée pour aider les fournisseurs de lieu (hôtes) et les organisateurs (ainsi que les invités) à effectuer leurs réservations de manière efficace et pratique. Chaque réservation représente l'engagement d'un hôte à mettre un espace à la disposition d'un organisateur. Lorsque les organisateurs annulent leurs réservations, la capacité de l'hôte à louer son espace pendant cette période devient de plus en plus difficile car les organisateurs précédemment intéressés peuvent déjà avoir réservé un autre lieu. Lorsque les hôtes annulent leurs réservations, les événements et les projets des organisateurs peuvent être sévèrement impactés et nécessiter un soutien logistique important de la part de Native Spaces. Pour autant, un imprévu peut toujours arriver, obligeant les organisateurs ou les hôtes à annuler leurs réservations.

La politique d'annulation de Native Spaces couvre toutes les annulations et remboursements sur le site (www.native-spaces.com). Les organisateurs et les hôtes sont soumis à cette politique d’annulation et doivent l’accepter.

C’est à Native Spaces que revient le droit de régler les différends entre les hôtes et les organisateurs concernant l'application des politiques d'annulation.

Annulation par l’Organisateur

L’Organisateur qui souhaite annuler une réservation doit envoyer une demande en ce sens auprès de NATIVE SPACES (à l’adresse [email protected]) et du Fournisseur d’espaces concerné (par le biais d’un message sur la Plateforme).

L’annulation ne prendra effet que lorsque l'Organisateur a reçu un email de confirmation de l'annulation par NATIVE SPACES.

Sauf en cas d’annulation dans les conditions spécifiées à l’article « cas particulier d’annulation : force majeure et/ou raison valable », en cas d’annulation par l’Organisateur, quelle que soit la date de l’annulation, le Fournisseur d’espaces reconnait et accepte qu’une partie de la Commission restera due à NATIVE SPACES, à savoir 10% du Prix total facturé par le Fournisseur d’espaces auprès de l’Organisateur.

Néanmoins, l’annulation étant du fait de l’Organisateur :

- ce dernier sera soumis à la politique d’annulation du Fournisseur d’espaces (décrite ci-après), et

- en tout état de cause, quelle que soit la date de l’annulation, l’Organisateur accepte que 10% du Prix total de la réservation restera du au Fournisseur d’espaces, de façon à ce qu’une annulation par l’Organisateur ne pèse pas financièrement sur ledit Fournisseur d’espaces.

En cas d’annulation, chaque Fournisseur d’espaces choisit sa politique d’annulation, qui est spécifiée dans l’Annonce et le Devis (en cas de contradiction, les dispositions du Devis prévalent). Elle peut-être de 3 types :

- Politique d’annulation flexible :

  • Si l’Organisateur annule plus de 14 jours avant le début de la location de l’Espace, il sera remboursé de 90% du Prix (compte tenu des 10% susvisés),
  • Si l'Organisateur annule plus de 7 jours mais moins de 14 jours avant le début de la location de l’Espace, il sera remboursé de 50% du Prix (incluant les 10% susvisés),
  • Si l'Organisateur annule moins de 7 jours avant le début de la location de l’Espace, le Prix restera dû.

- Politique d’annulation modérée :

  • Si l'Organisateur annule plus de 30 jours avant le début de la location de l’Espace, il sera remboursé de 90% du Prix (compte tenu des 10% susvisés),
  • Si l'Organisateur annule plus de 14 jours mais moins de 30 jours avant le début de la location de l’Espace, il sera remboursé de 50 % du Prix (incluant les 10% susvisés),
  • Si l'Organisateur annule moins de 14 jours avant le début de la location de l’Espace.

- Politique d’annulation stricte :

  • Si l'Organisateur annule plus de 30 jours avant le début de la location de l’Espace, il sera remboursé de 50 % du Prix (incluant les 10% susvisés),
  • Si l'Organisateur annule moins de 30 jours avant le début de la location de l’Espace, le Prix restera dû.

Le remboursement auprès de l’Organisateur sera effectué dans un délai de 30 jours calendaires suivant la confirmation de l’annulation selon la même méthode que celle utilisée pour le paiement de sa réservation par l’Organisateur.

Ces politiques d’annulation sont justifiées par le fait qu’une annulation tardive par un Organisateur rend plus difficile pour le Fournisseur d’espaces la possibilité de trouver un nouvel Organisateur dans de courts délais.

Annulation par le Fournisseur d’espaces

Le Fournisseur d’espaces qui souhaite annuler une réservation doit envoyer une demande en ce sens auprès de NATIVE SPACES (à l’adresse [email protected]) et de l’Organisateur concerné (par le biais d’un message sur la Plateforme).

L’annulation prend effet lorsque le Fournisseur d’espaces a reçu un email de confirmation de l'annulation par NATIVE SPACES.

Sauf en cas d’annulation dans les conditions spécifiées à l’article « cas particulier d’annulation : force majeure et/ou raison valable », le Fournisseur d’espaces reconnait et accepte que :

(i) en tout état de cause, quelle que soit la date de l’annulation, une partie de la Commission restera due à NATIVE SPACES, à savoir 10% du Prix total facturé par le Fournisseur d’espaces auprès de l’Organisateur au titre de la réservation annulée,

(ii) en cas d’annulation moins de 30 jours avant la date de début de location, NATIVE SPACES lui facture par ailleurs une pénalité égale à 40% du Prix total dû par l’Organisateur concerné par l’annulation.

Concrètement, en cas d’annulation moins de 30 jours avant la date de début de location, le Fournisseur d’espaces sera donc redevable auprès de NATIVE SPACES d’une pénalité de 50% du Prix total (les 10% du (i) et les 40% du (ii)).

En revanche, l’Organisateur sera pour sa part remboursé en intégralité en cas d’annulation par le Fournisseur d’espaces. Par conséquent, tout montant du Prix (et plus particulièrement l’acompte) d’ores et déjà versé par l’Organisateur auprès du Fournisseur d’espaces devra lui être restitué dans un délai maximum de 30 jours calendaires suivant la confirmation de l’annulation.

Ces frais d’annulation sont justifiés par le fait qu’une annulation peut perturber les projets des Organisateurs et leur faire perdre confiance dans la communauté de NATIVE SPACES.

Cas particuliers d’annulation : force majeure et/ou raison valable

En cas d’annulation d’une réservation d’espace par le Fournisseur d’espaces ou l’Organisateur pour cause de force majeure telle que définie à l’article « Force majeure » ou de raison valable, la partie lésée doit avoir la possibilité de choisir une autre date pour la tenue de l'événement sans frais supplémentaires pour cette dernière, ou toute autre alternative qui conviendrait aux parties. Si l'Organisateur et le Fournisseur d’espaces ne parviennent pas à se mettre d'accord sur une autre date, le Fournisseur d’espaces s’engage à rembourser à l'Organisateur le montant du Prix déjà versé par ce dernier dans un délai maximum de 30 jours à compter de la confirmation de l’annulation.

S’agissant d’une annulation pour raison valable : le Fournisseur d’espaces ou l’Organisateur qui est contraint d’annuler une réservation pour raison valable doit envoyer une demande en ce sens auprès de NATIVE SPACES (à l’adresse [email protected]), en demandant que leur annulation soit qualifiée d’annulation pour raison valable, et de l‘Organisateur concerné (par le biais d’un message sur la Plateforme).

Le Membre pourra alors être amené à présenter un justificatif justifiant les raisons de son annulation sur demande de NATIVE SPACES.

En cas d’annulation pour cas de force majeure ou raison valable, si la raison valable est avérée, le Fournisseur d’espaces reconnait et accepte qu’une partie de la Commission restera due à NATIVE SPACES, à savoir 3% du Prix total facturé par le Fournisseur d’espaces auprès de l’Organisateur. Néanmoins, si l’annulation est du fait de l’Organisateur, l’Organisateur accepte que 3% du Prix total de la réservation restera du au Fournisseur d’espaces, de façon à ce qu’une annulation par l’Organisateur ne pèse pas financièrement sur ledit Fournisseur d’espaces. A défaut, les dispositions prévues aux articles « Annulation par l’Organisateur » et « Annulation par le Fournisseur d’espaces » s’appliqueront.

Sans être exhaustives, les circonstances suivantes peuvent être considérées comme des raisons valables et/ou cas de force majeure (si elles remplissent les conditions visées à l’article « Force majeure ») :

  • décès inattendu ou maladie grave du Fournisseur d'espace, d'un Organisateur ou d'un membre de la famille proche de l'un ou l'autre,
  • une blessure grave qui restreint directement la capacité d'un Organisateur à voyager ou la capacité d'un Fournisseur d’espaces à fournir l'Espace réservé,
  • un déclenchement de l'état d'urgence déclaré par une agence gouvernementale applicable qui a un impact direct sur l'utilisation d'un Espace ou sur la capacité de l'Organisateur à se rendre sur l'Espace,
  • des restrictions de voyage urgentes ou des avis de sécurité sévères émis après le moment de la réservation, par un bureau ou une agence gouvernementale appropriée,
  • des dommages matériels graves ou problèmes de maintenance imprévus ayant un impact direct sur l'utilisation sûre de l'Espace,
  • injonction ou ordonnance d'un tribunal, d'une municipalité ou d'un service public qui restreint directement l'utilisation ou l'accès à un Espace,
  • le déclenchement d'une guerre ou d'autres actes gouvernementaux.