Politique d'annulation Native Spaces

Dernière mise à jour: 08/10/2020

Cette politique d'annulation est intégrée aux conditions d'utilisation et de service de Native Spaces applicables à l'utilisation des services et du site. Nous vous recommandons de la lire  avec attention. En effet, vous ne pourrez pas utiliser les services si vous n'acceptez pas cette politique d'annulation.

Pour plus d'informations sur les termes et conditions mis à jour par Native Spaces en raison du COVID-19, veuillez vous reporter aux sections «Conditions d’annulation», «Politique d'annulation en raison du COVID-19», «Annulation des réservation par Native Spaces».

Native Spaces a été créée pour aider les fournisseurs de lieu (hôtes) et les organisateurs (ainsi que les invités) à effectuer leurs réservations de manière efficace et pratique. Chaque réservation représente l'engagement d'un hôte à mettre un espace à la disposition d'un organisateur. Lorsque les organisateurs annulent leurs réservations, la capacité de l'hôte à louer son espace pendant cette période devient de plus en plus difficile car les organisateurs précédemment intéressés peuvent déjà avoir réservé un autre lieu. Lorsque les hôtes annulent leurs réservations, les événements et les projets des organisateurs peuvent être sévèrement impactés et nécessiter un soutien logistique important de la part de Native Spaces. Pour autant, un imprévu peut toujours arriver, obligeant les organisateurs ou les hôtes à annuler leurs réservations.

La politique d'annulation de Native Spaces couvre toutes les annulations et remboursements sur le site (www.native-spaces.com). Les organisateurs et les hôtes sont soumis à cette politique d’annulation et doivent l’accepter.

C’est à Native Spaces que revient le droit de régler les différends entre les hôtes et les organisateurs concernant l'application des politiques d'annulation.

Annulation par l'organisateur d'événements

Un organisateur d'événements peut annuler sa réservation conformément aux conditions suivantes, en fonction de la politique d'annulation choisie par le fournisseur de lieu.

  1. Frais d'annulation : des frais d'annulation de 5% pour couvrir nos frais de transaction sont facturés quels que soient le motif et le moment de l'annulation.

  2. Notification de l’annulation : un organisateur doit informer à la fois Native Spaces et le fournisseur de lieu de son annulation. Native Spaces doit être notifié par e-mail à l’adresse cancel@native-spaces.com et l'hôte doit être notifié par message via la page de réservation sur le site.

  3. Confirmation d'annulation : une réservation n'est officiellement annulée qu'une fois que l'organisateur d'événements a reçu la confirmation de l'annulation de la part de Native Spaces.

  4. Politique d'annulation : Native Spaces permet aux fournisseurs de lieu de choisir parmi trois politiques d'annulation (voir ci-dessous). La politique d'annulation choisie sera indiquée sur la page de réservation et figurera dans le devis de réservation.

Options de politique d'annulation :

Flexible : si l'organisateur d'événements annule plus de 7 jours avant l'événement, il sera remboursé de 50% des frais de service moins les frais d'annulation de Native Spaces. Si l’organisateur d'événements annule plus de 14 jours avant l'événement, il se verra rembourser l'intégralité des frais de service moins les frais d'annulation de Native Spaces.

Modérée : si l'organisateur d'événements annule plus de 14 jours avant l'événement, il sera remboursé de 50% des frais de service moins les frais d'annulation de Native Spaces. Si l’organisateur d'événements annule plus de 30 jours avant l'événement, il se verra rembourser l'intégralité des frais de service moins les frais d'annulation de Native Spaces.

Stricte : si l'organisateur d'événements annule plus de 30 jours avant l'événement, il sera remboursé de 50% des frais de service moins les frais d'annulation de Native Spaces.

L'ORGANISATEUR D'ÉVÉNEMENTS N'AURA DROIT À AUCUN REMBOURSEMENT EN CE QUI CONCERNE LES ANNULATIONS NE RESPECTANT PAS LA POLITIQUE D'ANNULATION DU FOURNISSEUR DE LIEU CHOISI.

Paiement de l'hôte (Payout)

Le paiement d’un fournisseur de lieu varie en fonction de la politique d'annulation spécifique qu’il a choisie ainsi que d'autres conditions. Si Native Spaces détermine qu'un organisateur d'événements a droit à un remboursement, le paiement de l'hôte sera calculé en déduisant au sous-total du prix de la réservation, les frais d'annulation de Native Spaces et le montant du remboursement spécifié dans la politique d'annulation applicable. Cette décision de remboursement est à la seule discrétion de Native Spaces en fonction de la politique d'annulation choisie. Les paiements sont généralement effectués dans les 7 jours suivant la confirmation de l'annulation.

Annulation par le fournisseur de lieu

Le fournisseur de lieu peut annuler la réservation de son espace pour un événement conformément aux conditions suivantes :

  1. Frais d'annulation : des frais d'annulation de 5% pour couvrir les frais de transaction de Native Spaces sont facturés quels que soient le motif et le moment de l'annulation.

  2. Notification de l’annulation : un fournisseur de lieu doit informer à la fois Native Spaces et l'organisateur d'événements de son annulation. Native Spaces doit être notifié par email à l’adresse cancel@native-spaces.com et l'organisateur doit être averti par message via la page de réservation sur le site.

  3. Confirmation d'annulation : une réservation n'est officiellement annulée qu'une fois que le fournisseur de lieu a reçu la confirmation de l'annulation de Native Spaces.

  4. Frais d'annulation tardive : le fournisseur de lieu qui annule une réservation moins de 30 jours avant la date de l'événement se verra facturer des frais d'annulation de 200 euros en plus des frais d'annulation de Native Spaces (5% du montant total de la réservation). Native Spaces pourra, à sa seule discrétion, rembourser les 200 euros de frais d’annulation à l'organisateur d'événements. Le fournisseur de lieu ne peut annuler un événement ou une réservation qu'une fois tous les six mois. Native Spaces déduira du paiement suivant tous les frais d'annulation applicables et les montants dus par le fournisseur de lieu.

  5. Participation aux frais de l'organisateur d'événements : le fournisseur de lieu sera tenu de soutenir l'organisateur d'événements concernant les coûts ou inconvénients causés par l'annulation. Native Spaces ne sera pas tenu responsable des annulations unilatérales.

  6. Force majeure : si le fournisseur de lieu est incapable, pour des raisons indépendantes de sa volonté (par exemple, une catastrophe naturelle, une interdiction d'état, etc.), de mettre son espace à la disposition de l'organisateur d'événements à la date prévue, le fournisseur de lieu doit offrir à l'organisateur d'événements la possibilité de choisir une autre date pour organiser l'événement sans frais supplémentaires. Si l'organisateur d'événements et le fournisseur de lieu ne parviennent pas à se mettre d’accord sur une autre date, le fournisseur de lieu doit rembourser à l'organisateur d'événements le montant total des frais qui lui ont été facturés. Dans les deux cas, le fournisseur de lieu ne sera pas responsable des frais supplémentaires encourus par l'organisateur d'événements en raison d'un report ou d'une annulation de l'événement.

Annulations excusées (et politique d’annulation liée au COVID-19)

Native Spaces peut permettre à un fournisseur de lieu ou à un organisateur d'événements d'annuler une réservation avec un délai plus court en raison de circonstances particulières (aussi appelées «annulation excusée»).

Afin qu’une annulation soit qualifiée d’annulation excusée, le fournisseur de lieu ou l'organisateur d'événements doit informer Native Spaces de l'annulation via la page de réservation sur son site. Ensuite, il devra envoyer un e-mail à Native Spaces à l'adresse cancel@native-spaces.com pour demander que l'annulation soit considérée comme une annulation excusée. Native Spaces évaluera la demande et déterminera, à sa seule discrétion, si l'annulation est ou non considérée comme une annulation excusée. Ce faisant, Native Spaces peut demander à l'organisateur d'événements ou au fournisseur de lieu de fournir des preuves pour appuyer la demande d'annulation excusée.

Si Native Spaces approuve la demande d’annulation excusée, les frais seront remboursés en totalité à l'organisateur d'événements et aucun paiement ne sera envoyé au fournisseur de lieu. Notez toutefois, que Native Spaces se réserve le droit de retenir ou de facturer les frais d'annulation applicables.

Les circonstances suivantes peuvent être considérées comme des motifs d'annulation excusée, sous réserve de la seule et exclusive discrétion de Native Spaces (la liste ci-dessous n'est pas exhaustive) :

  • Décès imprévu ou maladie grave d'un fournisseur de lieu, d'un organisateur d'événements ou d'un membre de la famille immédiate de l'un ou l'autre ;
  • Blessure grave qui restreint directement la capacité d'un organisateur d'événements à voyager ou la capacité d'un fournisseur de lieu à fournir l'espace réservé ;
  • Le déclenchement d'un état d'urgence déclaré par une agence gouvernementale ayant un impact direct sur l'utilisation d'un espace ou sur la capacité de l'organisateur d'événement à se rendre dans le lieu ;
  • Restrictions de voyage décidées en urgence ou avis de sécurité sévère émis après la réservation, par un bureau ou une agence gouvernementale ;
  • Dommages matériels graves ou problèmes imprévus liés à l'entretien du lieu qui ont un impact direct sur l'utilisation de l'espace en toute sécurité ;
  • Ordonnance ou injonction légale, municipale ou de service public qui restreint directement l'utilisation ou l'accès à un espace ; ou
  • Déclenchement d’une guerre ou autres actions gouvernementales.

Politique d'annulation en raison du COVID-19

Dans le cas de restrictions de voyage décidées en urgence ou d'avis de sécurité sévère émis  par un bureau ou une agence gouvernementale après la réservation, qui limitent le déplacement de l'organisateur dans le lieu ou rendent l'organisation de l'événement impossible, le fournisseur de lieu doit proposer à l'organisateur d'événements la possibilité de choisir une autre date pour organiser l'événement sans frais supplémentaires. Si l'organisateur d'événements et le fournisseur de lieu ne parviennent pas à se mettre d’accord sur une autre date, l'annulation sera considérée comme une «annulation excusée» (voir ci-dessus).

Annulations décidées par Native Spaces

Native Spaces peut décider, à sa seule discrétion, qu'il est nécessaire ou approprié d'annuler une réservation. Ainsi, Native Spaces peut annuler une réservation à tout moment avant le début de l'événement. À l'exception des annulations dues à un acte de malfaisance de la part de l'organisateur d’événements, comme décrit ci-dessous, lorsque Native Spaces décide d’annuler une réservation, l'organisateur d'événements sera remboursé en intégralité et aucun paiement ne sera effectué au fournisseur de lieu. Notez toutefois, que Native Spaces se réserve le droit de retenir les frais d'annulation. Dans le cas où Native Spaces annulerait une réservation en raison d'un acte de malfaisance commis par l'organisateur d’événements, un remboursement sera émis conformément à la politique d'annulation du fournisseur de lieu alors en vigueur.

Ni Native Spaces ni aucune des parties liées à la réservation annulée n'auront de responsabilité ou d’obligation concernant les annulations décidées par Native Spaces. Ci-dessous les circonstances dans lesquelles Native Spaces peut annuler une réservation :

  • Si Native Spaces détermine, de manière raisonnable et à sa seule discrétion, que la conduite de l'organisateur d'événements ou l'événement en lui-même constitue une violation de la loi en vigueur, présente un risque en matière de sécurité ou un risque de dommages à la propriété, ou viole l'un des termes et conditions générales de Native Spaces, Native Spaces peut décider d’annuler une réservation en raison d'une faute grave de la part l'organisateur d'événements ;

  • Une annulation excusée ;

  • Le retrait d'un fournisseur de lieu ou d'un espace du site avant l'heure de début de l'événement ;

  • Toute activité illégale ou non autorisée, qu’elle soit réelle ou potentielle ;

  • Risque de préjudice ou risque lié à la sécurité;

  • Incapacité de fournir une preuve d'assurance à la demande de Native Spaces, y compris une assurance événementielle ou assurance de production audiovisuelle ;

  • Toute autre raison.